Tilstede: Aleksej Stevanovic, Åsmund Mjøen-Vigeland, Nora Rosvoll, Ørjan Vermeer, Stine Sveen.

Forslag til dagsorden: Vedtatt

Forslag til referent: Åsmund

Dagsorden:

1. Fordeling av oppgaver i det nye styret – Konstituering

a. Leder: Åsmund Mjøen-Vigeland– leder@nofab.no

b. Nestleder: Nora Rosvoll– nestleder@nofab.no

c. Sekretær: Aleksej Stevanovic– sekretaer@nofab.no

d. Kasserer: Ørjan Vermeer- kasserer@nofab.no

e. Webansvarlig og kommunikasjon: Magnus Sørdal– medlem@nofab.no

f. Arrangements-/sponsoransvarlig: Stine Sveen– medlem@nofab.no

2. Kursing i NOFAB styrearbeid – Ingrid Stål, Birgitte Sandvik, Anette Grøstad – Alle

a. Informerer om Styreweb, Gnist, Outlook og økonomiregnskap. Vi ordner med nødvendige tilganger til nye styremedlemmer i løpet av nærmeste tid.

Tidligere medlemmer stiller seg til disposisjon for å overføre nødvendige tilganger.

b. Vedtektene – Vedtekter – NOFAB. Lest gjennom på forhånd.

3. NOFAB 2025 – Alle

a. Fordele roller – Vedtakssak

i. NOFAB i Oslo 3.-4. januar 2025

ii. Lokalisasjon: Stine undersøker konkurrerende tilbud til Halse Linie

iii. Lokal komite

1. Kontakt med Volvat Spiren

a. Stine og Åsmund møter Volvat Spiren 280224

i. Forventningsavklaring

iv. Sponsoransvarlig: Magnus/Stine

v. Sekretariat før og under møtet. (Minst 3)

1. Ørjan, Nora, Aleksej, Magnus, Åsmund, Stine.

vi. Kontakt med Volvat Spiren

1. Åsmund og Stine

vii. Økonomi og regnskap.

1. Kasserer og arrangementsansvarlig.

b. Bioreferansegruppen i Helsedirektoratet – Informeringssak

i. Nan Oldereid og Aleksej Stevanovic

ii. Valgt for 3 år fra januar 2023.

iii. 3-4 møter pr år.

iv. På oppdrag fra Helsedirektoratet

c. Historiske møter med ansvarlig klinikk og forslag til vedtak til fremtidig klinikkansvarlige.

År	Klinikk	Sted
2006	St. Olavs Hospital	Rikshospitalet
2007	Haugesund	Rikshospitalet
2008	Ullevål	Ullevål Sykehus
2009	Tromsø	Rikshospitalet
2010	Rikshospitalet	Rikshospitalet
2011	Klinikk Hausken og Medicus	Rikshospitalet
2012	Porsgrunn	Rikshospitalet
2013	Volvat, IVF Oslo	Rikshospitalet
2014	Fertilitetssenteret	Fertilitetssenteret
2015	St. Olavs Hospital	Trondheim
2016	Ikke møte
2017	OUS	Rikshospitalet
2018	Haugesund	HiOA
2019	Haukeland	HiOA
2020	Spiren	Trondheim
2021	Tromsø	Ikke fysisk møte, bare web
2022	Klinikk Hausken	Oslo
2023	Medicus	Trondheim
	Porsgrunn	Blir lokal komité for NFS i Norge i 2024 og tas derfor ut av denne listen.
2024	Livio	Oslo
2025	Volvat Spiren, Oslo
2026	St. Olavs Hospital
2027	OUS
2028	C-medical
2029	Haugesund
2030	Aleris	Styret i NOFAB lager ny liste i 10 neste år.
2031	Haukeland
2032	Hausken
2033	Tromsø
2034	Volvat Spiren
2035	Porsgrunn
2036	Medicus

4. Andre arrangementer/saker på listen til NOFAB styret på oppdrag fra generalforsamlingen 2024 – Alle

a. Invitere medlemmene til å mene hva NOFAB skal gjøre politisk – Aleksej

i. Gruppen bør begrenses til 5 stk.

ii. Invitere klinikkledere til å mene hva gruppen skal jobbe med.

iii. Minst Èn deltager fra NOFAB styret – Aleksej

b. Forslag til tema

i. PGT for alle over 35?

ii. Dobbeldonasjon?

iii. Embryodonasjon?

c. Arendalsuken er en fin arena, der man kan samle organisasjoner som DUIN, Ønskebarnforeningen og NOFAB for å diskutere og lage oppmerksomhet for videre behov innenfor Fertilitetsbehandling.​Ansvar: Aleksej og Åsmund 

i. Spørre om aktører ønsker å sponse oppdrag fra Kommunikasjonsbyrå, der organisasjonene setter agenda for hva som skal debatteres.

ii. NOFAB ønsker at flere ønsker å bidra til spons, ikke knytte seg opp mot èn enkeltaktør

5. Politisk påvirkning, Informeringssak – Åsmund

a. NOFAB bør få en politisk arbeidsgruppe, som lager arbeidsprogram som legges fram for og vedtas av Generalforsamlingen, for at styret og NOFAB vet hva de skal forholde seg til at de har støtte for å mene noe om offentlig. Dette kan vi sette ned (kan være en ekstern gruppe) og de skal evt rapportere til NOFAB styret og jobbe frem mot generalforsamlingen 2025- samme tema på pkt 4a

b. Samarbeid med brukergrupper?

i. DUIN

ii. Ønskebarn

iii. Politiske organisasjoner

1. Landstyremøter på våren. Stortingsvalg 2025

2. Prioritere liberale kontakter? 

3. Helsepolitiske talsmann i ulike partier har ansvar for utvikling av politikk.

iv. Aktører med interesser for Fertilitet – Åsmund

1. Merck – dobbeldonasjon? Flere donorer.

a. Roundtable samtaler

2. Ferring – Intervjurunde med ulike aktører om stønadsordninger i Fertilitetsbehandling.

6. Og så må vi ikke glemme IVF koordinator kurs, som Hausken skal ha 8. mars.

i. Invitere medlemmene til å mene hva NOFAB skal gjøreinnholdsmessig

ii. Gruppen bør begrenses til 5 stk

iii. Invitere klinikkledere til hva gruppen skal jobbe med.

iv. Minst Èn deltager fra NOFAB styret Ørjan Vermeer og Anette Simonsen tar saken videre

7. Diverse

– Bør vi ha egne NOFAB-kontakter på de ulike klinikkene som ikke er representert i styret, for å følge opp invitasjoner fra NOFAB, med påmeldinger etc?

o Nora Rosvoll jobber med kontakter på ulike klinikker.

– Er alle yrkesgrupper representert på NOFAB fagmøtet? Alle

o Arrangører bør oppfordres til å dra frem alle yrkesgrupper som representeres i NOFAB.

– Invitere politikere med i en politisk debatt, som et 20 minutters innslag? Tas med som forslag til neste års arrangør.

– Alle skriver tekst om seg selv og sender inn med bilde til hjemmesiden. Magnus oppdaterer deretter hvem som sitter i styret.

– Styremøtereferat legges heretter ut på Styreweb og hjemmeside etter det er godkjent av styret.

– I forbindelse med registrering av det nye NOFABstyret i Brænnøysundregisteret, vedtas det at Styreleder og kasserer skal ha signaturrett hver for seg.

Tilstede: Anette Ekgren Grøstad, Birgitte Sandvik, Åsmund Mjøen-Vigeland, Aleksej Stevanovic, Jon Hausken, Anette Simonsen

1. Presentasjon av forslag til sertifisering for koordinator gruppen

Jon Hausken og Anette Simonsen presenterer forslag om å starte et sertifiseringsprogram for koordinator gruppen, med ønske om at sertifiseringen skal utstedtes av NOFAB.

Arbeidet med faglig innhold i sertifiseringen er allerede startet, med utgangspunkt i ESHREs sertifiserings program, men åpent for inspill dersom det skulle komme noen ønsker/krav. 

Det presenteres et 3 moduls forslag, hvor tanken er at første modul utføres som et fysisk møte og de to neste modulene vil bli nettbaserte.

2. Diskusjon

NOFAB driver ikke med sertifisering per i dag, så dette er nytt. 

Det stilles spørsmål om hvor mye arbeid som skal medgå for NOFAB styret. 

Tanken er ikke at det skal medgå arbeid for styret, kun en godkjenning for å stå som utsteder av sertifiseringen. 

NOFAB styret er positive til forslaget, men ønsker forslaget presentert for NOFABs medlemmer, og vil høre deres tilbakemeldinger før de tar stilling til sertifiseringen. 

Forslaget vil bli presentert for NOFABs medlemmer på årsmøtet i 2024.

Møtested: Digitalt

Tilstede: Anette Ekgren Grøstad, Ingrid Einarsveen Stål, Magnus Finset Sørdal, Birgitte Sandvik, Åsmund Mjøen-Vigeland, Aleksej Stevanovic 

Referent: Birgitte

Sak 16/23: Innkommende saker- Utvelgelse av sæddonor

Kommet inn sak fra medlem angående om noen klinikker praktiserer at pasientene selv får velge sæddonor. Gjeldende praksis fra ulike klinikker er beskrevet/diskutert per e-post mellom klinikklederne. Saken er tidligere tatt opp på NOFAB årsmøte og med Helsetilsynet/ Helsedirektoratet. NOFAB tar ikke denne saken videre da gjeldende praksis er godkjent av myndighetene. 

Sak 17/23 Innkommende saker- Arendalsuka

Kommet forslag fra medlem angående at NOFAB bør stille som representant under Arendalsuka. I 2023 var legemiddelindustrien representert, med inviterte debattanter fra IVF-miljøet. 

Styret er positiv til forslaget, og ønsker å kunne bidra mer aktivt til denne typen arbeid. Men mener også at dette er en sært ressurskrevende jobb. Styrets vurdering er at dette må vurderes dersom det er saker NOFAB mener bør komme opp til politisk diskusjon, for eksempel ved ønske om endring av Bioteknologiloven. Det kan være vanskelig da private og offentlige klinikker noen ganger har ulike interesser.

Styret ønsker tilbakemelding fra medlemmene om saker/tema dette kan være aktuelt for. Tas opp som punkt på årsmøtet i 2024 og sak for styret etter årsmøtet. 

Sak 18/23 NOFAB 2024

Ingrid, Åsmund og Anette blir en lokal/intern gruppe fra styret som fokuserer på arbeidet med NOFAB 2024.  Disse kontakter Livio. 

Arbeidsoppgaver under NOFAB:

• 2-4 stk til ankomstregistrering. Ønskelig med ansatte fra Livio sammen med styremedlemmer. 
• En person til hver konferansesal for teknisk bistand. Magnus og Aleksej melder seg til dette.
• Sponsorkontakt under konferansen, eventuelt holder at det er en ansatt fra hotellet.
• Konfransier fra Livio.
• Styreleder Ingrid og representant fra Livio åpner årsmøtet.
• Styreleder og kasserer holder Generalforsamlingen.

Livio ordner gave til foredragsholderne. Pris på gave til foredragsholderne avtaler Ingrid med Livio. I 2022 var max 2000 kr. 

Påmelding via styreweb. Aleksej kontakter styreweb for å få startet prosessen. 

Utforming av invitasjon/ program gjøres i samarbeid med Livio. 

Påmelding og invitasjon ønskes sendt ut i starten av oktober, med forbehold om programmet begynner å bli ferdig. Påmeldingsfrist 4 uker senere. 

En middag inkludert per sponsor. Kuvertpris per middag 600 kr for medlemmer og eventuelt flere sponsorer. 

Åsmund sjekker om sponsorene må rigges ned fredag kveld eller ikke. 

Sak 19/23 Eventuelt
Nytt styremøte uke 39.

Sak 20/23 Valg av nye styremedlemmer i 2024

Sykepleier (Anette), bioingeniør (Birgitte), lege (Ingrid) og embryolog (Aleksej) er til valg i 2024. I vedtektene står det at det skal velges 3 representanter hvert år, dessverre er dette kommet i ulage.  Styret foreslår Aleksej stiller til gjenvalg 1 år slik at det blir jevnt fordelt med nye og gamle styremedlemmer. Forslag på dette og behovet for nye styremedlemmer sendes til Hannah Russel som er leder av valgkomiteen.  

Møtested: Digitalt

Møtetid: 11.30-12.30

Tilstede: Åsmund Mjøen-Vigeland, Magnus Finset Sørdal, Anette Ekgren Grøstad, Ingrid Einarsveen Stål og Birgitte Sandvik

Referent: Birgitte

Sak 12/23: Oppdatering fra NFS ved Åsmund
NFS blir i Oslo 15-17- august i 2024, på Radisson Holbergs plass. 

God økonomi i NFS. Ønsker å bruke mer penger på medlemmer. Starter med en event som skal rullere på profesjonnivå, der hvert land med i NFS sender en deltaker. Den første blir for lab i Reykjavik, der det blir sosialt- og faglig program med Livio Reykjavik. Billetten loddes ut blant medlemmene i NOFAB. Planlegges også eventuelt flere get together for medlemmene.

Sak 13/23 Planlegging NOFAB 2024

Må begynne å fordele oppgaver til styremedlemmene i NOFAB. Lokasjon er booket. 

Ønskelig å sende ut ordentlig påmelding tidlig høst. 

Sponsorer Magnus. Øker ikke prisen for sponsorer (30 000 kr som i fjor). Magnus kontakter sponsorer fortløpende. 

Åsmund ser på budsjett for NOFAB 2024. 

Evaluering: Ingrid ser på løsninger, for eksempel menti eller forms.

Åsmund tar ansvar for digitale løsninger, med hjelp fra de andre styremedlemmene. 

NFS ønsker å ha med representant. 

Designteam på c-medical kan kanskje hjelpe til med å lage invitasjon. 

Diskusjon angående prekongress. Skal det kun være prekongress bare på konferansehotellet? Sponsordrevet? Skal sponsorene betale for dette? Ingrid kontakter Livio for å avklare rammene rundt arrangementet.  

Sak 14/23 Oppdatering faglig program ved Ingrid

Ingrid har kontakt med Livio om faglig program. Livio har startet på programmet og planlegger parallelle sesjoner.

Sak 15/23 Eventuelt
Neste styremøte planlegges i midten/ slutten av august.

Møtested: Digitalt

Møtetid: 11.30-12.30

Tilstede: Åsmund Mjøen-Vigeland, Magnus Finset Sørdal, Anette Ekgren Grøstad, Ingrid Einarsveen Stål og Birgitte Sandvik

Referent: Birgitte

Sak 1/23: Åpning av møtet og valg av referent
Åpning av møtet ved Ingrid. Birgitte skriver referat etter møtet.

Sak 2/23 Konstituering av styret
Styret konstituerer seg selv. Styret består av følgende personer, der oppgaver i styret er fordelt: Ingrid Einarsveen Stål, lege OUS, leder
Åsmund Mjøen-Vigeland, lege OUS, nestleder
Magnus Finset Sørdal, Daglig Leder Medicus, styrerepresentant
Aleksej Stevanovic, embryolog St. Olavs, styrerepresentant
Anette Ekgren Grøstad, sykepleier C-Medical, kasserer
Birgitte Sandvik, bioingeniør UNN, sekretær
Ingrid endrer styrets sammensetning i Brønnøysundregistret

Sak 3/23 Beslutning ang signaturrett

Anette og Ingrid fortsetter med signaturrett.

Sak 4/23 Gjennomgang av vedtekter
Alle styremedlemmene leser gjennom vedtektene på egen hånd.

Sak 5/23 Oppsummering etter årsmøte

Både utstillere og medlemmer som deltok på middagen har nå fått sendt ut faktura. Anette skal følge opp og eventuelt purre på manglende innbetaling.

Den økonomiske balansen etter årsmøtet er ikke fullstendig gjennomgått, men Magnus regner med vi er i balanse med inntekt og utgifter.

Veldig mange positive tilbakemeldinger på arrangementet, både det faglige innholdet, lokasjon og middagen.

Styret er veldig fornøyd med å ha lagt lista høyt og fått det godt gjennomført.

Det har også vært gjennomført en Post-NOFAB med nasjonale tall på web, da det var litt lite tid under NOFAB til å få gjennomført dette.

Magnus syns det var fint å både sitte på det faglige innholdet og arbeid med lokasjonen, da en får en mer helhetlig konferanse. Spørsmål om de to ansvarene bør være skilt, slik det vanligvis er nå der styret har ansvar for lokasjon, mens en klinikk har ansvar for programmet. Vi får i første omgang prøve å ha et godt samarbeid mellom styret og den ansvarlige klinikken.

Anette sender mail til medlemmene med gjennomgang av økonomi, siden dette ikke ble gjort under møtet i Trondheim.

6/23 Planlegging av neste årsmøte

Livio har faglig ansvar i 2024. Ingrid og Åsmund tar møte med Livio for å starte planleggingen til neste år. Neste år 5.-6. januar i Oslo. Ønskelig med parallelle sesjoner til neste år også.

Tenke over start- og sluttidspunkt neste år, slik at alle deltakere får mulighet til å delta på alt. Åsmund starter jobben med å finne lokasjon, Magnus tar ansvar for sponsorer.

Ønsker å få booket konferansehotell der vi kan ha hele arrangementet neste år. Etter tilbakemeldinger fra de siste årene, ønsker vi bordservering og ikke buffet under middagen.

7/23 Gjennomgang av styreweb
Felles gjennomgang av styreweb og sending av melding til medlemmene. Magnus gir Åsmund tilgang til styreweb.
Anette skal få oversikt over økonomi og sender ut purring til medlemmene. Noe plunder og heft med å sende ut alle faktura, men går seg til.

8/23 Hjemmesiden til NOFAB

Magnus oppdaterer hjemmesiden. Oppdaterer med datoer for NOFAB og NFS. Ellers linker til ASRM og ESHRE.

Nye styremedlemmer sender presentasjon av seg selv til Magnus for publisering på hjemmesiden.

9/23 NFS

Ingrid sitter i styret i NFS. Åsmund overtar denne styreplassen for å få mer kontinuitet, siden Ingrid sannsynligvis går ut av styret i NOFAB i starten av 2024.

NFS arrangeres i Norge i 2024. Hans Ivar Hanevik og Porsgrunn leder dette.

10/23 Møteplan for våren

Diskusjon vedrørende om vi skal ha et styremøte med fysisk oppmøte eller bare på web. Egentlig planlagt dette styremøtet med fysisk oppmøte, men det lot seg ikke gjøre å få frigitt tid til dette for alle. Sannsynligvis de neste styremøtene også på web.

11/23 Eventuelt
Anette sende ut medlemskontingent for 2023 som faktura. Sendes ut ila februar/mars.

Forslag om at det etter neste valg av nye styrerepresentanter legges opp til at første styremøtet tas direkte etter NOFAB, slik at vi slipper å reise en gang for å møtes.

Styret beslutter at styremedlemmer skal få dekket middag under NOFAB og medlemskap i NOFAB.