Møtested: Digitalt

Møtetid: 11.30-12.30

Tilstede: Åsmund Mjøen-Vigeland, Magnus Finset Sørdal, Anette Ekgren Grøstad, Ingrid Einarsveen Stål og Birgitte Sandvik

Referent: Birgitte

Sak 1/23: Åpning av møtet og valg av referent
Åpning av møtet ved Ingrid. Birgitte skriver referat etter møtet.

Sak 2/23 Konstituering av styret
Styret konstituerer seg selv. Styret består av følgende personer, der oppgaver i styret er fordelt: Ingrid Einarsveen Stål, lege OUS, leder
Åsmund Mjøen-Vigeland, lege OUS, nestleder
Magnus Finset Sørdal, Daglig Leder Medicus, styrerepresentant
Aleksej Stevanovic, embryolog St. Olavs, styrerepresentant
Anette Ekgren Grøstad, sykepleier C-Medical, kasserer
Birgitte Sandvik, bioingeniør UNN, sekretær
Ingrid endrer styrets sammensetning i Brønnøysundregistret

Sak 3/23 Beslutning ang signaturrett

Anette og Ingrid fortsetter med signaturrett.

Sak 4/23 Gjennomgang av vedtekter
Alle styremedlemmene leser gjennom vedtektene på egen hånd.

Sak 5/23 Oppsummering etter årsmøte

Både utstillere og medlemmer som deltok på middagen har nå fått sendt ut faktura. Anette skal følge opp og eventuelt purre på manglende innbetaling.

Den økonomiske balansen etter årsmøtet er ikke fullstendig gjennomgått, men Magnus regner med vi er i balanse med inntekt og utgifter.

Veldig mange positive tilbakemeldinger på arrangementet, både det faglige innholdet, lokasjon og middagen.

Styret er veldig fornøyd med å ha lagt lista høyt og fått det godt gjennomført.

Det har også vært gjennomført en Post-NOFAB med nasjonale tall på web, da det var litt lite tid under NOFAB til å få gjennomført dette.

Magnus syns det var fint å både sitte på det faglige innholdet og arbeid med lokasjonen, da en får en mer helhetlig konferanse. Spørsmål om de to ansvarene bør være skilt, slik det vanligvis er nå der styret har ansvar for lokasjon, mens en klinikk har ansvar for programmet. Vi får i første omgang prøve å ha et godt samarbeid mellom styret og den ansvarlige klinikken.

Anette sender mail til medlemmene med gjennomgang av økonomi, siden dette ikke ble gjort under møtet i Trondheim.

6/23 Planlegging av neste årsmøte

Livio har faglig ansvar i 2024. Ingrid og Åsmund tar møte med Livio for å starte planleggingen til neste år. Neste år 5.-6. januar i Oslo. Ønskelig med parallelle sesjoner til neste år også.

Tenke over start- og sluttidspunkt neste år, slik at alle deltakere får mulighet til å delta på alt. Åsmund starter jobben med å finne lokasjon, Magnus tar ansvar for sponsorer.

Ønsker å få booket konferansehotell der vi kan ha hele arrangementet neste år. Etter tilbakemeldinger fra de siste årene, ønsker vi bordservering og ikke buffet under middagen.

7/23 Gjennomgang av styreweb
Felles gjennomgang av styreweb og sending av melding til medlemmene. Magnus gir Åsmund tilgang til styreweb.
Anette skal få oversikt over økonomi og sender ut purring til medlemmene. Noe plunder og heft med å sende ut alle faktura, men går seg til.

8/23 Hjemmesiden til NOFAB

Magnus oppdaterer hjemmesiden. Oppdaterer med datoer for NOFAB og NFS. Ellers linker til ASRM og ESHRE.

Nye styremedlemmer sender presentasjon av seg selv til Magnus for publisering på hjemmesiden.

9/23 NFS

Ingrid sitter i styret i NFS. Åsmund overtar denne styreplassen for å få mer kontinuitet, siden Ingrid sannsynligvis går ut av styret i NOFAB i starten av 2024.

NFS arrangeres i Norge i 2024. Hans Ivar Hanevik og Porsgrunn leder dette.

10/23 Møteplan for våren

Diskusjon vedrørende om vi skal ha et styremøte med fysisk oppmøte eller bare på web. Egentlig planlagt dette styremøtet med fysisk oppmøte, men det lot seg ikke gjøre å få frigitt tid til dette for alle. Sannsynligvis de neste styremøtene også på web.

11/23 Eventuelt
Anette sende ut medlemskontingent for 2023 som faktura. Sendes ut ila februar/mars.

Forslag om at det etter neste valg av nye styrerepresentanter legges opp til at første styremøtet tas direkte etter NOFAB, slik at vi slipper å reise en gang for å møtes.

Styret beslutter at styremedlemmer skal få dekket middag under NOFAB og medlemskap i NOFAB.

Møtested: Digitalt

Tilstede: Aleksej Stevanovic. Anette Ekren Grøstad, Birgitte Sandvik, Hildegunn Stoum, Ingrid Einarsveen Stål

Referent: Ingrid

26/22: Innkalling til generalforsamling. 

Det besluttes at det bør settes av 45 min til generalforsamlingen. Vi ønsker at valgkomiteens forslag til nye styrerepresentanter står oppført i innkallingen.  Ingrid kontakter Hannah Russell som leder valgkomiteen slik at dette er klart for innkalling sendes ut i slutten av uke 49.

27/22: Årsmøteoppdatering.

Hildegunn ønsker velkommen til årsmøtet sammen med Magnus da Ingrid ikke har mulighet til å være tilstede fredag. Da Magnus ikke var tilstede utsettes mesteparten av dette punktet. Magnus gir beskjed om behov for nytt møte. 

28/22: Styreweb

Aleksej har vært i kontakt med Styreweb og fått opplæring. Vi avtaler et nytt møte for deler av styret fredag 9/12 kl 11.30. Aleksej sender innkalling. 

29/22: NFS

Ingrid og Hildegunn er innkalt til NFS-møte 15/12. Styret har ingen spesielle saker de ønsker at blir tatt opp. 

30/22: Eventuelt

Styret ønsker at styrereferatene skal ligge passordbeskyttet på nettsidene og ikke helt åpent slik de gjør i dag. Dette innebærer også at vi må sørge for at medlemslistene til enhver tid er oppdatert. 

Møtested: Digitalt

Tilstede: Aleksej Stevanovic. Anette Ekren Grøstad, Birgitte Sandvik, Hildegunn Stoum, Magnus Finset Sørdal, Ingrid Einarsveen Stål

Referent: Birgitte

21/22: Årsmøte 2022

I. Magnus presenterer

182 påmeldte medlemmer til årsmøtet.

Budsjettet ser bra ut, tross litt justeringer underveis.

Bra respons fra sponsorer, blir 15-18 stk. 

Programmet er komplett.

Gode tilbakemeldinger fra de andre styremedlemmene på program og planlagt gjennomføring.

II. Styret beslutter at styremedlemmene får dekket egenandel på middag under NOFAB.

III. Anette og Aleksej sender etter hvert ut faktura til sponsorene. 

22/22: Styreweb

Vi har foreløpig ikke kunnskap om fakturering/innbetalinger i Styreweb Til nå får medlemmene tilsendt kontonummer for innbetaling, men ønskelig å gå over til fakturering direkte fra styreweb. Aleksej er i kontakt med Styreweb angående opplæring i modul for økonomi/administrasjon. Birgitte, Ingrid, Aleksej og Anette ønsker å delta. 

Anette har nettopp fått tilgang til styreweb og har en del registrering utestående. Birgitte, Aleksej og Anette planlegger møte for å sette seg inn i modul for økonomi/administrasjon. 

Vi ønsker etterhvert at nye medlemmer skal melde seg direkte inn i NOFAB via styreweb, og at medlemsavgift skal faktureres automatisk. 

23/22: Politiattest

Hildegunn tar opp problematikk vedrørende politiattest, både gyldighet og tolkning. Magnus forteller at det sannsynligvis blir en paneldebatt under NOFAB der temaet er omsorgsevne, deriblant politiattest. Styret er positiv til dette. Styret vurderer etter årsmøtet om det er behov for å komme med uttalelser angående politiattest.  

24/22: Bioreferansegruppa

Styret i NOFAB er bedt av Helsedirektoratet om å komme med forslag til fagpersoner som skal sitte i Bioreferansegruppa for perioden januar 2023 til desember 2025. 

Aleksej er villig til å stille som kandidat. I tillegg er det ønskelig å finne en lege fra en privatklinikk. Hildegunn og Magnus forespør innad i egne klinikker og andre privatklinikker angående forslag. Forslag må sendes til Ingrid i løpet av 17.11 da svarfrist til Helsedirektoratet er 18.11. 

25/22: Eventuelt

I.Innkalling til generalforsamling må sendes ut senest 4 uker før møtet, dvs 10. desember. Ingrid starter med å lage denne.

II. Neste styremøte planlegges uke 49. 

Møtested: digital

Tilstede: Aleksej Stevanovic. Anette Ekren Grøstad, Birgitte Sandvik, Hildegunn Stoum, Magnus Finset Sørdal, Ingrid Einarsveen Stål

Referent: Ingrid

17/22: Gjennomgang av referat og oppfølging etter forrige styremøte

a) Brønnøysundregisteret er i hovedsak oppdatert

b) Hildegunn følger opp kurs- og kongressoversikten på NOFABS hjemmeside. 

18/22: Styreweb

Siden forrige styremøte har vi først hatt et prøveabonnement på Styreweb og deretter besluttet å betale for tjenesten. 

i. Aleksej har vært i kontakt med Styreweb og formidlet våre behov. Ser ut til å ha de løsninger vi trenger. 

ii. Vi ønsker at påmelding til årsmøte skal gå via Styreweb. Løsningen skal være klar. Magnus følger opp dette. 

iii. Medlemsregisteret er oppe og går. Alle i styret bør ha tilgang til å redigere. Alle i styret bør gå inn og se over egen klinikk slik at registeret er oppdatert. 

iv. Dokumenter og styreprotokoller må flyttes over, men vi avventer til vi har prøvd en stund slik at vi ikke risikerer å flytte dokumenter til en løsning vi ikke er fornøyd med. 

v. Regnskapsfunksjonen  gir mulighet for bankintegrasjon etc. Aleksej og Anette følger opp dette. 

19/22: Årsmøte 2022 

c. Magnus presenterte det foreløpige programmet som ser bra ut. 

i. Styret er positive til at sponsorer arrangerer hands on workshop på fredag til ekstra kostnad. 

ii. Programmet vil bestå av både fellesforedrag, parallellsesjoner og rundbordsdiskusjoner. Det vil være både forelesere tilstede og enkelte digitale forelesninger. 

iv. Store deler av programmet er bekreftet allerede. 

d. Styret besluttet å øke egenandel for middag til 600,- pr pers

e. Sponsorene betaler 30.000 for å delta. Leie av stand på 1.500 kommer i tillegg. I tillegg vil det være mulig å betale for ekstratjenester. Det er litt ulike oppfatninger om dette i styret, men vi konkluderte med at vi er positive til dette. 

f. Sponsorene er hjertelig velkomne til å delta på middagen fredag kveld. Magnus regner på om vi har mulighet til å invitere to deltagere pr sponsor uten tilleggskostnad. Ved tidligere årsmøter har en representant pr sponsor deltatt på middag kostnadsfritt, ytterligere deltagere har betalt samme egenandel som NOFAB-medlemmer.

20/22: Eventuelt.

Hildegunn ønsket å diskutere politiattest, men vi fikk ikke tid på dette møtet. Dette vil bli tatt opp på neste møte som planlegges i slutten av november. 

Møtested: Medicus Oslo

Tilstede: Anette Ekren Grøstad, Hildegunn Stoum, Birgitte Sandvik, Magnus Finset Sørdal, Ingrid Einarsveen Stål, Mette Thorsen (vara) og Lill Jørgensen (vara)

Referent: Birgitte Sandvik

16/22     Gjennomgang av vedtektene

Samtale der vi er enige i at vi følger vedtektene, men at vi også kan bli mer aktiv som organisasjon, for eksempel i forhold til å være brobygger mellom klinikkene og flere faglige møter.

Vi endrer ordlyd i vedtektene fra formann til leder. Ingrid tar ansvar for det.

Diskuteres hvordan vi enklere kan oppdatere medlemslisten og hvordan vi skal få rekruttert nyansatte som medlemmer. Foreslås å prøve å finne en kontaktperson i hver avdeling, som kan rekruttere nye medlemmer og gjennomgå medlemslisten fra sin klinikk ved behov. Birgitte sender mail til klinikklederne med forespørsel om kontaktperson.

17/22     Signaturrett

Styret beslutter at Anette Ekren Grøstad og Ingrid Einarsveen Stål skal ha signaturrett på NOFABs vegne. Det er ikke nødvendig at begge signerer på de samme dokumentene, men begge må kunne signere. 

18/22     Demonstrasjon av bruk av Sharepoint og mailadresser

Gjennomgang av sharepoint med nye styremedlemmer. 

Styret beslutter å ta i bruk våre private e-postadresser istedenfor e-postadressene vi har i NOFAB. Dette fordi vi ikke er flinke nok på å sjekker NOFABs e-post regelmessig. Vi legger inn videresending og autosvar i outlook.  Magnus oppdaterer mailadressene på websiden.

19/22     Regnskap

Kort gjennomgang av regnskap med Anette. Hun slutter å ta utskrift av innbetalingene. 

20/22     Styreweb

Styret ønsker å gå over til en enklere løsning på medlemsregister, innbetalinger ol. Styreweb er mulig produkt. Magnus registrerer seg for prøveabonnement, og tar med Birgitte og Anette i arbeidet. 

21/22     NOFABs hjemmeside

Planlegger for neste styreperiode å gi ansvaret til en av styremedlemmene. 

Denne styreperioden sendes endringer til Magnus. 

Hildegunn er ansvarlig for at kurs-og kongressoversikten er oppdatert. 

Magnus sender ny forespørsel for å få flere artikler på hjemmesiden. 

22/22    Årsmøte 2023

Styret beslutter at årsmøtet 2023 blir i Trondheim.

Magnus orienterer om planene, han ønsker å få til hans-on workshop i forkant av programmet og parallellsesjoner tilpasset de ulike faggruppene. Magnus har allerede kontaktet potensielle sponsorer og fått mange positive tilbakemeldinger. Han kontakter mulige forelesnings/festlokaler for å høre pris. Det vil bli sendt ut forespørsel til medlemmene om forslag til forelesere og tilbakemeldinger som kan tas med videre i arbeidet. Magnus foreslår å sende ut nyhetsbrev ol i forkant av arrangementet for å øke interessen blant medlemmene. Styret er svært positiv til planene.