Møtested: digital

Tilstede: Aleksej Stevanovic. Anette Ekren Grøstad, Birgitte Sandvik, Hildegunn Stoum, Magnus Finset Sørdal, Ingrid Einarsveen Stål

Referent: Ingrid

17/22: Gjennomgang av referat og oppfølging etter forrige styremøte

a) Brønnøysundregisteret er i hovedsak oppdatert

b) Hildegunn følger opp kurs- og kongressoversikten på NOFABS hjemmeside. 

18/22: Styreweb

Siden forrige styremøte har vi først hatt et prøveabonnement på Styreweb og deretter besluttet å betale for tjenesten. 

i. Aleksej har vært i kontakt med Styreweb og formidlet våre behov. Ser ut til å ha de løsninger vi trenger. 

ii. Vi ønsker at påmelding til årsmøte skal gå via Styreweb. Løsningen skal være klar. Magnus følger opp dette. 

iii. Medlemsregisteret er oppe og går. Alle i styret bør ha tilgang til å redigere. Alle i styret bør gå inn og se over egen klinikk slik at registeret er oppdatert. 

iv. Dokumenter og styreprotokoller må flyttes over, men vi avventer til vi har prøvd en stund slik at vi ikke risikerer å flytte dokumenter til en løsning vi ikke er fornøyd med. 

v. Regnskapsfunksjonen  gir mulighet for bankintegrasjon etc. Aleksej og Anette følger opp dette. 

19/22: Årsmøte 2022 

c. Magnus presenterte det foreløpige programmet som ser bra ut. 

i. Styret er positive til at sponsorer arrangerer hands on workshop på fredag til ekstra kostnad. 

ii. Programmet vil bestå av både fellesforedrag, parallellsesjoner og rundbordsdiskusjoner. Det vil være både forelesere tilstede og enkelte digitale forelesninger. 

iv. Store deler av programmet er bekreftet allerede. 

d. Styret besluttet å øke egenandel for middag til 600,- pr pers

e. Sponsorene betaler 30.000 for å delta. Leie av stand på 1.500 kommer i tillegg. I tillegg vil det være mulig å betale for ekstratjenester. Det er litt ulike oppfatninger om dette i styret, men vi konkluderte med at vi er positive til dette. 

f. Sponsorene er hjertelig velkomne til å delta på middagen fredag kveld. Magnus regner på om vi har mulighet til å invitere to deltagere pr sponsor uten tilleggskostnad. Ved tidligere årsmøter har en representant pr sponsor deltatt på middag kostnadsfritt, ytterligere deltagere har betalt samme egenandel som NOFAB-medlemmer.

20/22: Eventuelt.

Hildegunn ønsket å diskutere politiattest, men vi fikk ikke tid på dette møtet. Dette vil bli tatt opp på neste møte som planlegges i slutten av november. 

Møtested: Medicus Oslo

Tilstede: Anette Ekren Grøstad, Hildegunn Stoum, Birgitte Sandvik, Magnus Finset Sørdal, Ingrid Einarsveen Stål, Mette Thorsen (vara) og Lill Jørgensen (vara)

Referent: Birgitte Sandvik

16/22     Gjennomgang av vedtektene

Samtale der vi er enige i at vi følger vedtektene, men at vi også kan bli mer aktiv som organisasjon, for eksempel i forhold til å være brobygger mellom klinikkene og flere faglige møter.

Vi endrer ordlyd i vedtektene fra formann til leder. Ingrid tar ansvar for det.

Diskuteres hvordan vi enklere kan oppdatere medlemslisten og hvordan vi skal få rekruttert nyansatte som medlemmer. Foreslås å prøve å finne en kontaktperson i hver avdeling, som kan rekruttere nye medlemmer og gjennomgå medlemslisten fra sin klinikk ved behov. Birgitte sender mail til klinikklederne med forespørsel om kontaktperson.

17/22     Signaturrett

Styret beslutter at Anette Ekren Grøstad og Ingrid Einarsveen Stål skal ha signaturrett på NOFABs vegne. Det er ikke nødvendig at begge signerer på de samme dokumentene, men begge må kunne signere. 

18/22     Demonstrasjon av bruk av Sharepoint og mailadresser

Gjennomgang av sharepoint med nye styremedlemmer. 

Styret beslutter å ta i bruk våre private e-postadresser istedenfor e-postadressene vi har i NOFAB. Dette fordi vi ikke er flinke nok på å sjekker NOFABs e-post regelmessig. Vi legger inn videresending og autosvar i outlook.  Magnus oppdaterer mailadressene på websiden.

19/22     Regnskap

Kort gjennomgang av regnskap med Anette. Hun slutter å ta utskrift av innbetalingene. 

20/22     Styreweb

Styret ønsker å gå over til en enklere løsning på medlemsregister, innbetalinger ol. Styreweb er mulig produkt. Magnus registrerer seg for prøveabonnement, og tar med Birgitte og Anette i arbeidet. 

21/22     NOFABs hjemmeside

Planlegger for neste styreperiode å gi ansvaret til en av styremedlemmene. 

Denne styreperioden sendes endringer til Magnus. 

Hildegunn er ansvarlig for at kurs-og kongressoversikten er oppdatert. 

Magnus sender ny forespørsel for å få flere artikler på hjemmesiden. 

22/22    Årsmøte 2023

Styret beslutter at årsmøtet 2023 blir i Trondheim.

Magnus orienterer om planene, han ønsker å få til hans-on workshop i forkant av programmet og parallellsesjoner tilpasset de ulike faggruppene. Magnus har allerede kontaktet potensielle sponsorer og fått mange positive tilbakemeldinger. Han kontakter mulige forelesnings/festlokaler for å høre pris. Det vil bli sendt ut forespørsel til medlemmene om forslag til forelesere og tilbakemeldinger som kan tas med videre i arbeidet. Magnus foreslår å sende ut nyhetsbrev ol i forkant av arrangementet for å øke interessen blant medlemmene. Styret er svært positiv til planene.

Møtested: online møte

Tilstede: Hildegunn Stoum, Birgitte Sandvik, Magnus Sørdal, Ingrid Einarsveen Stål og Kristina Nodland Vangstad

Ikke tilstede: Garreth Greggains

Referent: Birgitte Sandvik

1/22     Årsmøte 6.-7. mai 2022

Oslo Scene er booket for fest og mat er booket fra Delikatessen.

Ingrid og Garreth tar ansvar for å finne forelesningslokaler/bevertning.

Vi planlegger ikke å avtale med hotell om redusert pris, eventuelt bare anbefale hotell etter beliggenhet.

2/22     Hjemmeside

Ny og fin hjemmeside presenteres. Oppdatering av personlig info kan sendes til Magnus.

3/22     Medlemskontingent for 2022 sendes ut av Birgitte. Eventuelle medlemmer som ønsker å bruke den innbetalte middagskontingenten som medlemsavgift eller få tilbakebetalt den innbetalte middagskontingenten bes gi beskjed om dette.

4/22     Utskifting av 2 styremedlemmer etter generalforsamling i mai. 1 embryolog og 1 sykepleier. Det har kommet inn kandidater på begge. Hildegunn kontakter leder av valgkomite for å jobbe videre med dette. Birgitte fortsetter i styret som Bioingeniør.

5/22     Hildegunn orienterer etter møte i NFS:

Norge skal arrangere NFS i 2024. Arbeid med å finne komite må komme i gang relativt fort.

NFS-webinar ligger på hjemmesiden.

6/22     Jobbes videre med nasjonalt register for ART-behandling med representant fra hver klinikk.

7/22     Nytt styremøte før påske og det planlegges styremøte torsdag 5.5 i forkant av NOFAB.

Møtested: online møte

Tilstede: Hildegunn Stoum, Birgitte Sandvik, Garreth Graggains, Magnus Sørdal, Ingrid Einarsveen Stål og Kristina Nodland Vangstad

Ikke tilstede: ingen

Referent: Birgitte

Sak 28/21 Hildegunn kontakter industrien for å ordne utstillere til NOFAB 2022. 

Sak 29/21 Birgitte tar ansvar for å skrive og sende ut invitasjon til NOFAB 2022. Sendes ut ila uke 44. Venter på program fra Hausken. Invitasjonen sendes ut uten program dersom det ikke er klart. 

Sak 30/21 Får ikke bekreftelse på booking av auditorium på Universitetet/ Rikshospitalet til NOFAB før deres timeplan er klar. Garreth jobber med en alternativ plan dersom det ikke lar seg gjøre. 

Sak 31/21 Kristina har booket 50 rom på SAS-hotellet til NOFAB. Informeres om i invitasjonen til medlemmene. 

Sak 32/21 Styret setter følgende satser for refusjon av reiseutgifter for NOFAB 2022. Forutsetter at medlemsavgiften er betalt de 2 foregående årene. Betales på etterskudd.  

Helse Nord: 2500 kr 

Helse Midt og Helse Vest: 1500 kr 

Helse Telemark: 500 kr 

Sak 33/21 Egenandel til middag under NOFAB 2022 settes til 500 kr. 

Sak 34/21 Birgitte informerer klinikk Hausken at det settes av max 2000 kr til gave til foredragsholderne. Dette har programansvarlig ansvar for å ordne.  

Sak 35/21 I 2022 er følgende representanter til valg: bioingeniør, sykepleier og biolog. Hildegunn sender en mail til leder av valgkomiteeen, Hannah Russel, for å minne henne på oppgaven.  

Sak 36/21 Hildegunn informerer om spennende webinar fra NFS kommende uke. Birgitte sender ut invitasjon til medlemmene.  

Sak 37/21 Neste styremøte blir onsdag 8.12.21 kl 12. Styret planlegger også styremøte torsdag 06.01.21 i forkant av NOFAB.  

Sak 38/21 Kristina setter i gang arbeidet med å lage budsjett for 2022.